Las tres preguntas que deciden si te compensa un desarrollo a medida o si con Zoho tienes de sobra. Con las cuentas que casi nadie hace antes de firmar.
La conversación empieza casi siempre igual: «necesitamos un CRM». Y a partir de ahí hay dos respuestas interesadas esperando. El proveedor de software a medida dirá que lo de catálogo no se adapta a tu negocio. El comercial del SaaS dirá que a medida es carísimo y tarda meses. Los dos tienen parte de razón y los dos cobran por lo que recomiendan.
Así que vamos a la parte que ninguno de los dos te cuenta: cómo decidirlo tú.
Primero, el catálogo gana más veces de las que parece
Si lo que necesitas es guardar contactos, apuntar oportunidades, ponerte recordatorios y ver un embudo, ya existe y cuesta poco. Zoho, Pipedrive, HubSpot en su versión gratuita. Funcionan desde el primer día, los mantiene otro y si no te gustan te vas.
Encargar eso a medida es pagar por reinventar algo que está resuelto. Y lo peor no es el dinero: es que tú acabas siendo el responsable de mantenerlo.
Nosotros desarrollamos a medida y aun así esta es la recomendación que más damos. Un proyecto que no debería haber existido acaba en un cliente descontento, y eso cuesta más que la factura.
Las tres preguntas que sí deciden
1. ¿Tu proceso es tu ventaja o es un apaño?
Hay empresas cuya forma de trabajar es lo que las hace mejores: un sistema de valoración propio, una secuencia de revisiones que nadie más hace, una manera de agrupar los asuntos que viene de veinte años de oficio. Meter eso en un programa genérico lo destroza.
Y hay empresas que tienen un proceso raro simplemente porque nunca se sentaron a ordenarlo. Eso no hay que programarlo: hay que arreglarlo.
La prueba: si le explicas tu proceso a alguien de fuera y asiente, es una ventaja. Si pone cara rara, es un apaño.
2. ¿Cuánto estás pagando ya?
Esta es la cuenta que casi nadie hace. Suma las licencias por usuario y mes de todo lo que usáis: el CRM, la herramienta de tickets, la de facturación, la de firma, el almacenamiento extra. Multiplica por doce. Multiplica por tres años.
Ahora súmale las horas que alguien dedica cada mes a pasar datos de un sitio a otro, porque esas herramientas no se hablan entre ellas. A precio de su hora, no a cero.
Esa cifra es con la que hay que comparar. No con el presupuesto de desarrollo a secas, que siempre parece caro visto solo.
3. ¿Qué pasa cuando alguien se va?
En una herramienta de catálogo, los datos están en su servidor y bajo sus condiciones. Se pueden exportar, normalmente, pero el formato es el suyo y la cuenta también.
Para la mayoría eso da igual. Para un despacho con obligaciones de conservación documental, para quien maneja historiales médicos o para quien tiene datos que son el negocio en sí, no da igual en absoluto.
Lo que de verdad encarece un desarrollo
No es programar. Es, por este orden:
Programar las pantallas es la parte barata. Quien te presupueste solo eso, te está presupuestando un tercio del proyecto.
El camino intermedio que casi nadie propone
No hace falta elegir entre todo o nada. Lo que mejor funciona en empresas pequeñas suele ser dejar en catálogo lo que está resuelto —correo, almacenamiento, facturación— y hacer a medida solo la pieza donde está tu ventaja.
Una aplicación que controla tu proceso concreto y tira de los datos del resto. Más barata, más rápida de tener funcionando y mucho menos arriesgada que sustituirlo todo de golpe.
Cómo saber si quien te lo vende va en serio
Hazle estas cuatro preguntas, a nosotros o a cualquiera. Si alguna respuesta es vaga, esa vaguedad es el producto:
En resumen
Catálogo si tu proceso es normal, si las licencias no se te han disparado y si los datos no son el negocio en sí.
A medida si tu forma de trabajar es lo que te diferencia, si llevas años deformándola para que quepa en un programa, o si al sumar lo que pagas ya supera lo que costaría tenerlo en propiedad.
Y si no lo tienes claro, cuéntanos el proceso: te decimos cuál de los dos es, aunque la respuesta sea que no nos necesitas.
¿Tienes un proyecto en mente?
Cuéntanos qué quieres conseguir.